CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA

La conservazione sostitutiva è una procedura informatica che conferisce valore legale nel tempo ad un documento informatico.  Questa procedura permette di equiparare la validità di un documento informatico a quella dell’originale, anche se trattasi di riproduzione informatica di un documento cartaceo.

• Acquisizione da file e da scanner
• Acquisizione multipla tramite sistema codice a barre (barcode)
• Integrazione diretta con qualsiasi tipo di documento a rilevanza fiscale o civilistica prodotto dal gestionale UNO

• Firma elettronica qualificata

• Attributi e metadati

• Accorpamento di documenti della medesima tipologia

• Apposizione di firma digitale
• Avviamento processo di conservazione sostitutiva

• Visualizzazione
• Distribuzione

VANTAGGI

L’applicazione più spesso utilizzata di conservazione sostitutiva riguarda quei documenti che necessitano, per motivi pratici o di legge, di essere conservati per lungo tempo come ad esempio le fatture, i documenti di trasporto, i libri giornali, i registri, le dichiarazioni fiscali, i libri unici del lavoro, etc. I vantaggi per imprese e pubblica amministrazione sono evidenti: riduzione costi di stampa, stoccaggio e archiviazione di documenti legali senza ingombri di spazio e costi per il materiale di stampa, senza contare l’abbattimento dei tempi per la ricerca e la consultazione di tali documenti.

OPPORTUNITÀ

Archiviazione massiva, esternalizzare il servizio permette alle aziende di concentrarsi sulle proprie attivita core. Eliminare ogni resposanbilita connessa alle procedure di conservazione, in totale tranquillita. Avviare in tempi brevi il processo di conservazione e snellire la gestione degli archivi. Dematerializzazione e validita legale nel tempo.

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