Circolare lavoro gennaio 2025

Spese per trasferte

Il comma 81 dell’art 1 della Legge 30 dicembre 2024 n. 207, (Legge di Bilancio 2025) apporta una serie di modificazioni al testo unico delle imposte sui redditi (TUIR), di cui al D.P.R. n. 917 del 1986, tra cui la nuova disciplina in ordine al tracciamento delle spese anticipate dai dipendenti per vitto alloggio e trasporto e rimborsate in cedolino.

La lettera a), intervenendo sull’articolo 51, comma 5 del TUIR, riguardante il concorso alla formazione del reddito da lavoro dipendente delle indennità percepite per le trasferte o le missioni fuori del territorio comunale, specifica che dal 1 gennaio 2025 i rimborsi delle spese per vitto, alloggio, viaggio e trasporto, effettuati mediante autoservizi pubblici non di linea di cui all’articolo 1 della legge n. 21 del 1992 (servizio di taxi e servizio di noleggio con conducente), non concorrono a formare il reddito se le predette spese sono effettuate con metodi tracciabili, cioè con versamento bancario o postale ovvero mediante altri sistemi di pagamento previsti dall’articolo 23 del decreto legislativo n. 241 del 1997 (carte di debito, di credito e prepagate, assegni bancari e circolari).

In attesa dei documenti di prassi che l’Agenzia delle Entrate e gli Istituti Previdenziali e Assicurativi emaneranno nei prossimi giorni, appare chiaro che ogni spesa sostenuta dai dipendenti in occasione delle proprie trasferte, dovrà essere effettuata con mezzi tracciabili già fin dal 1 gennaio 2025.

Se lo strumento di pagamento è aziendale, come per esempio le carte di credito aziendali, prepagate o meno, assegnate ai dipendenti che si recano in trasferta, la tracciabilità delle spese di vitto, alloggio, viaggio e trasporto, effettuati mediante autoservizi pubblici non di linea, è garantita dal riepilogo di dettaglio delle spese con contestuale collegamento della carta al conto corrente aziendale. In questo caso le spese di trasferta entrano a far parte del Libro Unico del Lavoro del dipendente solo come indicazione descrittiva, non avendo alcun riflesso contributivo / fiscale e di rimborso.

Nel caso opposto, in cui il pagamento viene effettuato direttamente dal dipendente, si con strumenti tracciabili, ma solo esclusivamente a lui riferibili perché personali, ovvero tutti i pagamenti effettuati con carte di credito intestate al lavoratore, perché sia possibile effettuare il rimborso nel Libro Unico del lavoro in regime di esenzione contributiva e fiscale, è necessario che venga presentata anche la ricevuta della transazione tracciabile.

Dal 1 gennaio 2025, quindi, non solo le spese di vitto, alloggio e trasporto effettuate dai dipendenti nel corso dello loro missioni e trasferte dovranno essere effettuate solo con strumenti di pagamento tracciabili, ma, se effettuate con mezzi intestati al lavoratore, essere corredati della relativa ricevuta. Sono pertanto non rimborsabili, a meno di una loro imposizione contributiva e fiscale nel Libro Unico del Lavoro, tutti quei rimborsi in contanti e/o con strumenti non tracciabili, per spese effettuate in occasione di trasferte e missioni, salva la necessaria presentazione della ricevuta di pagamento nel caso in cui lo strumento di pagamento sia intestato al lavoratore.

Per le aziende risulterà inoltre non più deducibile, in ambito IRES e IRAP, il rimborso delle spese di trasferta che non rispetteranno le nuove regole di tracciabilità dei medesimi.

Nell’ambito della procedura di gestione dei rimborsi spese di UNOweb, gli utenti remoti che compilano i rapportini e i rimborsi spese tramite app, dovranno prestare particolare attenzione alle spese effettuate per vitto, alloggio e trasporto in contanti che, alla luce delle novità legislative, dovranno scontare in sede di rimborso il prelievo contributivo e fiscale, oltre a costituire spese non deducibili per l’azienda.

Per le spese effettuate con carta di credito intestata al dipendente sarà necessario effettuare la scansione fotografica della ricevuta di pagamento da allegare alla nota.

Nella successiva fase di autorizzazione delle note spese inserite, da eseguire prima dell’ elaborazione dei cedolini, l’azienda potrà verificare il tipo pagamento e l’eventuale presenza della ricevuta.

Autoliquidazione INAIL 2024/2025

Sono state diffuse le istruzioni operative per l’autoliquidazione 2024/2025. Il termine per la presentazione della dichiarazione è fissato al 28 febbraio 2025 mentre per il versamento del premio o della prima rata di premio il termine è fissato al 17 febbraio 2025.

Redazione dichiarazione

La dichiarazione delle retribuzioni deve essere presentata esclusivamente in modalità telematica utilizzando i servizi ALPI on-line che calcolano anche il premio dovuto.

Riduzione delle retribuzioni presunte

Se sussiste una fondata presunzione di una flessione occupazionale per l’anno 2025 (ad esempio per riduzione o cessazione dell’attività prevista nell’anno), con la conseguente presunta riduzione dell’ammontare complessivo delle retribuzioni, il datore di lavoro ha facoltà di ridurre la retribuzione presunta quale base di calcolo della rata di premio anticipata. In tale ipotesi occorre però presentare, apposita comunicazione che precisi, per ciascuna lavorazione, l’importo sul quale sarà calcolato il premio anticipato entro il 17 febbraio 2025.

Posizioni nuove

Se l’attività è iniziata nel corso del 2024, il premio anticipato dovuto per il 2025 deve essere obbligatoriamente determinato sulla base delle retribuzioni presunte riportate nella sezione Rata della comunicazione relativa alle basi di calcolo dei premi.

Incentivi per il sostegno della maternità e paternità e per la sostituzione di lavoratori in congedo

L’incentivo si applica alle aziende con meno di 20 dipendenti che assumano lavoratori con contratto a tempo determinato o temporaneo, in sostituzione di lavoratori in congedo per maternità e paternità.

La riduzione è pari al 50% dei premi dovuti per i lavoratori assunti, fino al compimento di un anno di età del figlio della lavoratrice o del lavoratore in congedo o per un anno dall’accoglienza del minore adottato o in affidamento e si applica sia alla regolazione 2024 che alla rata 2025.

La domanda di ammissione al beneficio si presenta indicando nella dichiarazione delle retribuzioni sezione “Retribuzioni soggette a sconto” il “Tipo” codice “7” e l’importo delle retribuzioni alle quali si applica la riduzione.

Incentivi per assunzioni legge 92/2012, art. 4, commi 8-11

Per le assunzioni effettuate a decorrere dal 1 gennaio 2013, con contratto di lavoro a tempo determinato di lavoratori di età non inferiore a cinquanta anni, disoccupati da oltre dodici mesi spetta la riduzione del 50% dei premi a carico del datore di lavoro, per la durata di dodici mesi.

Se il contratto è trasformato a tempo indeterminato, la riduzione dei premi si prolunga fino al diciottesimo mese dalla data di assunzione del lavoratore con il predetto contratto a tempo determinato. Qualora l’assunzione sia effettuata con contratto di lavoro a tempo indeterminato, la riduzione dei premi spetta per un periodo di diciotto mesi dalla data di assunzione.

Le stesse riduzioni si applicano, nel rispetto del Regolamento UE n. 651/2014, ai datori di lavoro che assumono donne di qualsiasi età, prive di impiego regolarmente retribuito da almeno sei mesi, residenti in regioni ammissibili ai finanziamenti nell’ambito dei fondi strutturali dell’Unione europea e nelle aree di cui all’articolo 2, punto 4), lettera f) (ovvero essere occupato in professioni o settori caratterizzati da un tasso di disparità uomo-donna che supera almeno del 25% la disparità media uomo-donna in tutti i settori economici) del predetto regolamento, annualmente individuate con decreto ministeriale, nonché ai datori di lavoro che assumono donne di qualsiasi età prive di un impiego regolarmente retribuito da almeno ventiquattro mesi, ovunque residenti (ved. intervento successivo).

I datori di lavoro aventi diritto alla riduzione del 50% dei premi devono indicare nella dichiarazione delle retribuzioni l’importo totale delle retribuzioni parzialmente esenti e il relativo codice (da H a Y della Tabella riepilogativa codici riduzioni per retribuzioni parzialmente esenti, pubblicata nella Guida autoliquidazione 2022/2023).

Lavoratori part-time

Per questi lavoratori la retribuzione da assumere ai fini del calcolo degli imponibili da assoggettare a premio è quella tabellare contrattuale prevista per il corrispondente rapporto di lavoro a tempo pieno, determinata su base oraria in relazione alla durata normale della prestazione di lavoro. Tale valore si ottiene dividendo la paga base mensile, moltiplicata per il numero delle mensilità totali (anche aggiuntive) e dividendo tale importo per il coefficiente 2.080.

Se tale retribuzione risulta essere inferiore, per l’anno 2024 a € 8,53, viene applicata alle ore di lavoro dei soggetti part-time comunque tale maggior valore.

Le ore di lavoro dei part-time devono essere intese come ore lavorate o comunque retribuite, aggiungendo quindi, alle ore di effettiva prestazione lavorativa, anche le ore retribuite in forza di legge o di contratto (festività, ferie, permessi retribuiti, malattia e infortunio, ecc.), con il solo limite di 25 giorni per mese.

Modalità di rateazione

Il versamento del premio a saldo e in acconto (regolazione e rata) può avvenire o in unica soluzione entro il 17/2/2025, ovvero anche in 4 rate trimestrali, ognuna pari al 25% del premio annuale, scadenti il 17/2, 16/5, 21/8 e 16/11/2025. La manifestazione di volontà del pagamento rateale del premio deve essere espressa in sede di autoliquidazione premi.

Il Ministero dell’Economia ha stabilito nella misura del 3,41% il tasso di interesse da utilizzare per il calcolo degli interessi relativi al pagamento delle residue rate di maggio, agosto e novembre per autoliquidazione premi Inail 2024/2025.

Non appena disponibili saranno comunicati i coefficienti da applicare alle rate in scadenza da maggio.

Pagamento

La sezione del mod. F24 da compilare è quella “Altri enti previdenziali e assicurativi”. In particolare:

• “Cod. sede” è il codice identificativo della sede Inail territorialmente competente;
• nel “N. pos. assicurativa” indicare il “Codice Ditta”;
• nel campo “cc” indicare il codice controllo;
• nel “N. di riferimento” si indica “902025”;
• nel campo causale il codice “P”.

L’importo versato va arrotondato al centesimo di Euro.

Se il saldo finale dell’autoliquidazione risulta a credito del datore di lavoro, il credito stesso può essere impiegato, in tutto o in parte, per compensare in primo luogo eventuali scoperture Inail e, se dovesse ulteriormente permanere un ulteriore credito, questo potrà essere utilizzato a saldo di quanto dovuto in altre sezioni.

Nuovi minimali per collaboratori e dirigenti

Si rende necessario aggiornare le retribuzioni minimali e massimali fissate per particolari categorie di soggetti, in particolare soci di società non artigiane, collaboratori e dirigenti.

Ricordo che, per i dirigenti, l’imponibile retributivo cui fare riferimento ai fini del calcolo del premio, è pari al valore del massimale previsto per la liquidazione delle rendite. Tale massimale ha due diversi valori per i periodi fino al 30 giugno 2024 e per i sei mesi successivi. Per rapporti di durata inferiore all’anno il divisore da applicare è di 25 giorni/mese, pari a 300 giorni l’anno.

Per i soci non artigiani la retribuzione da prendere a base di riferimento è quella convenzionale prevista a livello provinciale e, in assenza di valori validi a livello provinciale, quella prevista a livello nazionale. I valori, anche in questo caso, sono rivalutati a partire al 1 luglio 2024.

Per i rapporti parasubordinati il premio assicurativo è calcolato su base mensile sulle retribuzioni effettive, salvo il rispetto di valori minimi e massimi, validi dal 1/1/2024 al 30/6/2024 e dal 1/7/2024 al 31/12/2024.

Autoliquidazione On-line

La dichiarazione delle retribuzioni, la comunicazione per il pagamento rateale, la domanda di riduzione delle retribuzioni presunte devono essere effettuate esclusivamente utilizzando il canale telematico.

Il calcolo del premio e l’invio delle dichiarazioni delle retribuzioni si effettua quindi utilizzando la procedura disponibile sul sito dell’INAIL denominata ALPI on-line. Dopo aver inserito le retribuzioni di competenza viene sviluppato il calcolo del premio. Terminata la fase di determinazione del dovuto, si inoltra la dichiarazione dei salari al database dell’INAIL.

In Gestioni Annuali esiste una procedura completa utile all’autoliquidazione del premio partendo dai valori memorizzati nei Progressivi INAIL dei dipendenti e dalle basi di calcolo inserite in Anagrafica Azienda pagina INAIL.

Esiste comunque sempre per l’utente la possibilità di intervenire manualmente sui progressivi Inail per aggiornare i valori in essi contenuti.

Per poter correttamente effettuare la denuncia salari e la liquidazione del premio con il conseguente versamento in F24 è necessario:

• Verificare la Tabella Minimali / Massimali e Retribuzioni Convenzionali INAIL relativa all’anno 2024 i cui valori devono risultare quelli di seguito proposti.

Sono da verificare anche le retribuzioni convenzionali dei soci non artigiani a livello provinciale che, se stabilite, prevalgono su quelle nazionali. Nell’esempio è proposta la retribuzione convenzionale soci non artigiani della provincia di Bergamo.

Per quanto concerne le altre province della Regione Lombardia di seguito viene proposta una tabella riepilogativa delle retribuzioni convenzionali da applicare ai soci. In assenza di un provvedimento provinciale, non sarà necessaria l’indicazione delle retribuzioni convenzionali e saranno applicati i valori stabiliti a livello nazionale presenti nella tabella minimali Inail di cui sopra.                     

• Verificare la pagina INAIL dell’Anagrafica azienda dove devono essere inserite tutte le PAT e le Voci con i rispettivi tassi

• Verificare i Progressivi INAIL dei dipendenti, anche sfruttando la stampa delle Retribuzioni INAIL inserita in Gestioni Annuali – Autoliquidazione INAIL. Particolare attenzione deve essere data alla presenza della voce di tariffa associata alla PAT, che viene prelevata, in sede di aggiornamento archivi, dall’Anagrafica dipendente.

Ulteriore attenzione deve essere prestata agli imponibili relativi ai lavoratori part-time, in quanto per questi ultimi non deve essere ripreso l’imponibile contributivo, ma il valore maggiore tra quello tabellare determinato come rapporto fra retribuzione di base annua e il numero di ore lavorabili da un soggetto full time e il minimale indicato nella tabella Minimali / Massimali Contributivi / Assicurativi.

In presenza di retribuzioni parzialmente esenti (es. assunzione di lavoratori over 50 disoccupati da oltre 12 mesi), selezionare il codice da associare ad ogni singola riga di mese. 

• Stampare le retribuzioni INAIL relative all’anno 2024 per verificare la correttezza degli aggiornamenti mensili sui progressivi INAIL. E’ necessario prestare molta attenzione all’imponibile che viene assoggettato al premio (ultima colonna a destra), perché tale valore per alcune tipologie di dipendenti viene modificato in funzione delle retribuzioni convenzionali (soci) minimali e massimali (collaboratori coordinati e continuativi e dirigenti) ovvero annullato (apprendisti e apprendisti qualificati).

• Elaborare il modello 1031 servendosi del modulo Autoliquidazione INAIL;
• In gestione Autoliquidazione, per ciascuna PAT e Voce verificare la corretta importazione delle retribuzioni utilizzando il relativo Bottone Retribuzioni, facendo attenzione all’importo per rata eventualmente comunicato dall’INAIL che deve sostituire quello calcolato dalla procedura;

• Per ciascuna PAT e Voce intervenire sul Bottone Premio e quindi attivare la procedura di calcolo del premio utilizzando il Bottone Calcolo Premio

La procedura di Calcolo Premio è composta da 3 diverse maschere che devono essere tutte confermate con F10-Salva. La prima è relativa al calcolo del premio infortuni e malattie professionali.

La seconda è relativa all’eventuale calcolo del premio silicosi / asbestosi.

La terza concerne il calcolo degli sconti per regolazione e rata. Ricordo che lo sconto edile è astato abrogato.

Da ultimo si accede alla maschera che completa il premio per regolazione e per rata.  

• Dopo aver stampato il prospetto riepilogativo dei premi calcolati sia in regolazione che in rata, è necessario entrare in gestione Liquidazione e procedere prima al Ricalcolo Importi (effettua la somma di tutte le posizioni), quindi immettere il totale anticipato l’anno precedente a titolo di rata, e infine effettuare il Ricalcolo Scadenze. Tale ultima opzione deve essere attivata dopo aver eventualmente scelto la modalità di pagamento rateizzata ed avere inserito i coefficienti utili per il calcolo degli interessi sulle rate.

Da questo prospetto vengono prelevate le informazioni per la corretta compilazione del modello F24. La prima scadenza di pagamento è fissata per il 17/2/2025. In tabella Codici Tributo F24 pagina Contributi INPS/INAIL deve essere presente la causale P.

Prospetto disabili

In ottemperanza a quanto disposto dal D.Lgs. n. 151/2015, le aziende con un numero di dipendenti costituenti base di computo superiore ai 14, per i quali sono intervenuti cambiamenti nella situazione occupazionale tali da modificare l’obbligo o incidere sul computo della quota di riserva, sono tenute alla presentazione del prospetto informativo disabili.

Il prospetto informativo disabili va trasmesso telematicamente al servizio provinciale di competenza per la verifica della situazione occupazionale e degli adempimenti in ordine all’assunzione di persone appartenenti alle categorie protette o disabili entro e non oltre il 31/01/2025.

Operativamente i soggetti obbligati all’invio telematico del prospetto sono i datori di lavoro pubblici e privati che occupano, al 31 dicembre 2024, almeno 15 dipendenti costituenti base di computo, per i quali sono intervenuti cambiamenti nella situazione occupazionale tali da modificare l’obbligo o incidere sul computo della quota di riserva, rispetto al prospetto informativo inviato l’anno precedente.

Il prospetto deve inoltre essere presentato anche se non si è obbligati alla quota di riserva per disabili, ma si è tenuti alla copertura ex art. 18 L. 68/1999 in quanto la base di computo supera le 50 unità. La copertura in parola si riferisce agli orfani, coniugi superstiti di coloro che siano deceduti per causa di lavoro, di guerra o di servizio ovvero in conseguenza dell’aggravarsi dell’invalidità riportata per tali cause, nonché dei coniugi e dei figli di soggetti riconosciuti grandi invalidi per causa di guerra, di servizio di lavoro e dei profughi italiani rimpatriati.

Dal prospetto deve risultare il numero complessivo dei lavoratori dipendenti, il numero e i nominativi dei lavoratori computabili nella quota di riserva, nonché i posti di lavoro e le mansioni disponibili per i lavoratori disabili calcolati al 31/12 dell’anno precedente.

Ricordo che gli obblighi di assunzione di soggetti disabili e/o appartenenti alle cosiddette categorie protette che riguardano le aziende sorgono al superamento della soglia dei 14 dipendenti e sono così strutturati:

Per la determinazione del numero dei soggetti disabili da assumere, sono computati tutti i lavoratori assunti con contratto di lavoro subordinato. Le uniche esclusioni sono riferibili a:

• disabili in forza ai sensi della legge n. 68/1999;
• disabili in forza anche se non assunti tramite il collocamento obbligatorio (D.Lgs. n. 151/2015)
• occupati a tempo determinato non superiore a 6 mesi;
• occupati a tempo determinato per sostituzione lavoratori assenti;
• dirigenti;
• lavoratori occupati con contratto di somministrazione;
• apprendisti;
• personale di cantiere o operante nei montaggi industriali o impiantistici e nelle relative opere di manutenzione svolte in cantiere (indipendentemente dall’inquadramento previdenziale);
• lavoratori acquisiti per passaggio di appalto.

I lavoratori assunti con contratto di lavoro a tempo indeterminato parziale sono computati per la quota di orario effettivamente svolto, tenendo conto che il computo delle unità lavorative fa riferimento all’orario previsto dalla contrattazione collettiva del settore. Nel computo le frazioni percentuali superiori allo 0,50 sono considerate unità.

I datori di lavoro impossibilitati, per la peculiarità della attività svolte, ad assumere lavoratori avviati obbligatoriamente, possono presentare istanza per l’esonero parziale dall’obbligo di assunzione, ma sono tenuti a versare al Fondo per il diritto al lavoro dei disabili un contributo pari a € 39,21 per ogni giorno lavorativo per ciascun lavoratore con disabilità non occupato. L’esonero parziale può essere concesso in presenza di attività produttive con le seguenti caratteristiche:

• faticosità della prestazione lavorativa;
• pericolosità connaturata al tipo di attività;
• particolare modalità di svolgimento dell’attività lavorativa.

L’esonero è concesso per un periodo massimo di 12 mesi con scadenza al 31 dicembre di ogni anno, eventualmente prorogabile. Da tale previsione sono però esclusi i datori di lavoro che occupano da 15 a 35 dipendenti.

Sono tenute all’invio, tutte le aziende in cui siano intervenute modifiche sull’organico computabile per la cosiddetta quota di riserva. L’art. 40, co. 4 del D.L. n. 112/2008, come convertito dalla L. n. 133/2008, ha introdotto l’obbligo di trasmissione esclusivamente per via telematica del Prospetto Informativo disabili, con il quale i datori di lavoro, pubblici e privati, comunicano ai servizi competenti entro il 31 gennaio (salvo proroghe) la loro situazione occupazionale, riferita al 31 dicembre dell’anno precedente. Il modulo deve essere inviato esclusivamente mediante i servizi informatici resi disponibili dai servizi competenti individuati dalle Regioni. L’introduzione in Regione Lombardia del Sistema centralizzato per l’invio delle comunicazioni di assunzione / trasformazione, proroga e cessazione, denominato SIUL, non è intervenuto sulla modalità di comunicazione del prospetto informativo disabili, che deve essere inviato tramite la procedura Sintesi della Provincia di appartenenza.

La sanzione applicabile in caso di mancata effettuazione dell’invio telematico è quella prevista dall’articolo 15, comma 1 della legge n. 68/1999 pari a € 702,43 + € 34,02 per ogni giorno di ritardo per un massimo di 365 giorni. Agli importi è applicabile l’istituto della diffida con il pagamento di ¼ dell’importo edittale.

Nell’Anagrafica personale in Pagina Altre Info è presente il flag Personale di cantiere / Trasporto / Impiantisti e il flag Cambio Appalto che consentono di escludere il soggetto dal calcolo del numero totale dipendenti utile alla verifica degli obblighi in materia di avviamento obbligatorio.

Nel menù documenti è presente la stampa del prospetto in formato EXCEL, la quale ricalca il formato del prospetto da inserire e inviare telematicamente attraverso i servizi telematici messi a disposizione dalle province.