Calendario ottobre 2018

Privacy: registro dei trattamenti

Il Garante della privacy ha pubblicato sul proprio sito le regole per la tenuta del nuovo registro dei trattamenti in vigore dal 25 maggio 2018.

Il Garante per la protezione dei dati personali ha messo a disposizione sul proprio sito le istruzioni per l’istituzione e la gestione del registro dei trattamenti che costituisce una delle novità introdotte dal Regolamento europeo 679/2016 (RGPD) in materia di privacy.

Tutti i titolari e i responsabili di trattamento, eccettuati gli organismi con meno di 250 dipendenti, devono tenere un registro in forma scritta e nel caso in formato elettronico delle operazioni di trattamento i cui contenuti sono indicati dall’articolo 30 del RGDP.

Il registro è obbligatorio per tutti gli organismi che occupano almeno 250 dipendenti, ma anche le imprese con meno di 250 dipendenti che effettuano trattamenti che possono rappresentare un rischio per i diritti e le libertà dell’interessato, o includa categorie particolari di dati sensibili o giudiziari sono tenute alla sua istituzione, purché il trattamento non sia occasionale.

Il Garante, a mero titolo esemplificativo, ha fornito un elenco dei potenziali destinatari dell’obbligo di tenuta del registro dei trattamenti:

• esercizi commerciali, esercizi pubblici o artigiani con almeno un dipendente che trattino dati sanitari dei clienti (es. parrucchieri, estetisti, ottici, odontotecnici, tatuatori, ecc.);
• liberi professionisti con almeno un dipendente che trattino dati sanitari e/o relativi a condanne penali o reati (es. commercialisti, notai, avvocati, osteopati, fisioterapisti, farmacisti, medici in generale, ecc.);
• associazioni, fondazioni e comitati che trattino dati relativi a condanne penali o reati (es. associazioni a tutela di soggetti “vulnerabili” quali malati, persone con disabilità, detenuti, associazioni che perseguono finalità di prevenzione e contrasto delle discriminazioni di genere, razziali, basate sull’orientamento sessuale, politico o religioso, associazioni sportive con riferimento ai dati sanitari trattati, sindacati, associazioni e movimenti di carattere religioso);
• condomini ove trattino categorie particolari di dati (es. delibere per interventi volti al superamento e all’abbattimento delle barriere architettoniche, richieste di risarcimento danni comprensive di spese mediche relativi a sinistri avvenuti all’interno dei locali condominiali).

Anche se l’obbligo del registro non riguarda tutti i titolari dei trattamenti (v. sopra) il Garante ne consiglia comunque l’adozione, perché il registro contribuisce ad attuare, con modalità semplici e accessibili a tutti, il principio di accountability e ad agevolare i compiti di controllo dell’autorità medesima.

La norma non distingue i casi in cui i dati sono trattati in forza di una disposizione di legge oppure su base volontaria. Da ciò consegue che anche i datori di lavoro, nonché i professionisti che trattano dati relativi ai lavoratori ai fini della gestione del rapporto di lavoro in forza di un obbligo legale, sono tenuti ad istituire il registro se i dati sono particolari o relativi a condanne penali. I dati inerenti la salute sono trattati in modo costante in ambito lavorativo e per conseguenza il registro va comunque adottato anche solo relativamente a questo ambito.

La norma non identifica in modo puntuale i trattamenti che “possono rappresentare un rischio” per i diritti e le libertà dell’interessato, diversi dai trattamenti di dati particolari e penali. Il Regolamento europeo li identifica nei trattamenti di dati personali suscettibili di cagionare un danno fisico, materiale o immateriale, in particolare se il trattamento può comportare discriminazioni, furto o usurpazione d’identità, perdite finanziarie, pregiudizio alla reputazione, perdita di riservatezza dei dati personali protetti da segreto professionale o qualsiasi altro danno economico o sociale significativo. Possono quindi, a titolo esemplificativo, essere citati trattamenti di dati inerenti la gestione del rapporto di lavoro, quali:

• tenuta del fascicolo personale dei dipendenti con le valutazioni personali, l’affidabilità o il comportamento anche ai fini di accertarne il rendimento professionale;
• la pubblicazione sui social media o sulla pagina internet aziendale di immagini di dipendenti, soprattutto se facilmente abbinabili alla loro identità.

Le imprese e le organizzazioni con meno di 250 dipendenti obbligate alla tenuta del registro dei trattamenti potranno beneficiare di alcune misure di semplificazione, potendo circoscrivere l’obbligo di redazione del registro alle sole specifiche attività di trattamento per cui sussiste l’obbligo. Per esempio se il trattamento di categorie particolari di dati si riferisce ad un solo lavoratore, il registro potrà essere predisposto e mantenuto solo esclusivamente con riferimento alla tipologia individuata.

Inps: simulazione controllo limiti temporali CIGO e CIGS e introduzione elenco beneficiari

Con Messaggio n. 3566 del 28 settembre 2018 l’Inps illustra il nuovo servizio per il controllo dei limiti temporali CIGO e CIGS, l’eliminazione del file CSV e l’introduzione dell’elenco beneficiari da allegare all’istanza.

Dal 1° novembre 2018 è stato messo a disposizione delle aziende e consulenti un nuovo servizio di simulazione del calcolo delle 52 settimane nel biennio mobile per la CIGO (art. 12 del D.Lgs. n. 148/15) e del limite generale di 24 mesi (30 mesi per le imprese del settore edile e lapideo) nel quinquennio mobile.

Inserendo il numero di matricola, l’identificativo dell’unità produttiva, la data iniziale di un eventuale periodo da richiedere e il relativo numero di settimane, il predetto servizio fornisce l’indicazione della capienza o meno di tali settimane entro i limiti di legge, in base ai dati presenti negli archivi informatici dell’autorizzato alla data dell’interrogazione. La simulazione non tiene conto di periodi richiesti e ancora in istruttoria.

E’ possibile, inoltre, visionare il dettaglio delle settimane conteggiate nella simulazione.

Per la CIGO, qualora l’azienda riscontri che le settimane conteggiate non corrispondono a quelle effettivamente fruite, si potrà indicare il dato del fruito in fase di invio della relativa domanda di CIGO allegando alla stessa un’autocertificazione riepilogativa delle giornate effettivamente fruite per i periodi precedentemente autorizzati.

Per ulteriori dettagli operativi, si invita a consultare la guida messa a disposizione dall’Istituto allegata alla circolare lavoro.

Come preannunciato con il Messaggio n. 2276/2017, la continua evoluzione e implementazione delle procedure informatiche consentirà, sempre dal 1° novembre, l’eliminazione del file CSV introdotto dalla circolare Inps n. 197/15.

Le informazioni in esso contenute, utili anche ai fini della verifica del rispetto del limite di cui all’articolo 12, comma 5, del D.Lgs. n. 148/15 (1/3 delle ore lavorabili nel biennio mobile), verranno reperite dai dati forniti con i flussi UniEMens dei 6 mesi precedenti la data di inizio del periodo di CIGO richiesto. Nel caso di superamento del predetto limite, ove non risultassero inviati, o fossero stati inviati in modo incompleto i dati UniEMens dei sei mesi precedenti la domanda, gli operatori di sede dovranno richiedere all’azienda, ai sensi dell’articolo 11 del decreto 95442/2019, il citato file CSV per completare il controllo ai fini di un eventuale motivato rigetto, totale o parziale dell’istanza.

Come già chiarito con il messaggio n. 1396/18, se l’azienda non riscontra la richiesta di integrazione documentale entro il termine di 15 giorni o, comunque, entro la data di adozione del provvedimento, di tale circostanza andrà dato atto nella determinazione di rigetto, riportando gli estremi della comunicazione con la quale la Struttura territoriale ha trasmesso la richiesta stessa.

L’Inps precisa infine che, parallelamente all’eliminazione del file CSV, dal 1° novembre 2018 sarà obbligatorio indicare con la domanda i nominativi dei lavoratori beneficiari, ai sensi dell’articolo 15, comma 1, del D.Lgs. n. 148/15.

A tal fine è stata predisposta in procedura la possibilità di allegare l’elenco dei beneficiari sia in formato XML che CSV in base ai nuovi tracciati forniti dall’Istituto.

Al fine di consentire alle aziende l’adeguamento del proprio software, fino al 30 aprile 2019, sarà possibile importare i codici fiscali dei beneficiari direttamente dal file CSV conforme all’allegato 3 alla circolare n. 197/15 (file attualmente in uso c.d. CSV UNICIGO). La mancata allegazione dell’elenco dei beneficiari non consentirà l’invio della domanda.

Nelle prossime versioni sarà disponibile l’elaborazione del nuovo file ‘Elenco beneficiari’ in formato XML. Nel frattempo, procedere con l’elaborazione del file CSV e in fase di importazione Beneficiari nella domanda CIGO selezionare come tipo file da caricare ‘CSV UNICIGO’.

Assistenza Fiscale: seconda rata di Acconto Irpef

Con la retribuzione di ottobre, per le aziende che operano le trattenute e i versamenti Irpef secondo il criterio di cassa, è necessario provvedere alla trattenuta della seconda rata di acconto per assistenza fiscale eventualmente dovuta dai lavoratori.

Le aziende che operano, viceversa, per competenza, rimanderanno tale operazione alla retribuzione di novembre.

Con la procedura di conguaglio assistenza fiscale del mese di ottobre/novembre 2018 (a seconda che si applichi il principio di cassa o di competenza) viene automaticamente inserita nel cedolino la voce di calcolo, prelevata dalla Gestione Voci Conguaglio Assistenza Fiscale, relativa al 2° acconto.

In caso di cessazione del rapporto di lavoro, ovvero per aspettative con assenza di retribuzione, il sostituto d’imposta è tenuto a comunicare tempestivamente ai sostituiti gli importi risultanti dalle operazioni di conguaglio di assistenza fiscale che devono essere direttamente versati dagli interessati.

Nell’ipotesi di assenza o di incapienza di retribuzione relativamente al mese di ottobre/novembre per il versamento dell’acconto, la trattenuta residua può essere legittimamente operata a novembre/dicembre con l’applicazione dell’interesse dello 0,40%. Ricordo che in questo caso il sostituto d’imposta, entro il 31 dicembre 2018, è tenuto a comunicare all’assistito l’ammontare delle somme a debito residue non trattenute, e che l’assistito dovrà versare a gennaio 2019 con le modalità di versamento previste per la dichiarazione dei redditi delle persone fisiche con l’interesse dello 0,40%.

Rivalutazione TFR: coeff. di settembre 2018

Il coefficiente di rivalutazione per la determinazione del TFR maturato nel periodo compreso tra il 15 settembre 2018 e il 14 ottobre 2018 è pari a 102,4.